Keine Angst vor E-Rechnung und GoBD! WERBAS//KSR unterstützt Sie bei der Umstellung.
Am 1. Januar 2027 wird die E-Rechnung für viele Werkstätten Pflicht. Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielt, muss Rechnungen an inländische Geschäftskunden grundsätzlich als E-Rechnung ausstellen. Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail reicht dann nicht mehr.
Viele Werkstätten fragen sich deshalb: Kann meine Software bereits E-Rechnungen erstellen? Welches Format benötigt mein Kunde? Und wie bewahre ich Rechnungen GoBD konform auf?
Die gute Nachricht: Mit WERBAS//KSR sind Sie bereits gut vorbereitet! VCS, NET und NXT unterstützen die elektronische Rechnungsstellung. Wir zeigen Ihnen, was jetzt wichtig ist und wie Ihre Software Ihnen die Arbeit erleichtert.
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland (§ 14 UStG). Die Fristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG:
Die Pflicht gilt grundsätzlich für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Die gesetzlichen Übergangsfristen im Überblick:
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Ab wann? |
Was gilt? |
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Seit 2025 |
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
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Ab 2027 |
Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 müssen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. |
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Ab 2028 |
Die Pflicht gilt grundsätzlich auch für kleinere Betriebe. |
Wichtig: Bei den 800.000 Euro zählt der maßgebliche Gesamtumsatz ohne Umsatzsteuer, grundsätzlich einschließlich der Umsätze mit Privatkunden.
Ausnahmen gelten unter anderem für Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und die Rechnungsausstellung durch Kleinunternehmer.
Für bestimmte EDI-Verfahren besteht außerdem eine Übergangsregelung bis Ende 2027.
Unser Tipp: Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ob Ihr Betrieb bereits 2027 betroffen ist.
Eine unmittelbare Geldbuße allein wegen des falschen Rechnungsformats ist nach der aktuellen Verwaltungsauffassung nicht vorgesehen.
Trotzdem kann eine fehlende E-Rechnung Probleme verursachen. Geschäftskunden benötigen ordnungsgemäße Rechnungen für ihre Buchhaltung. Ein falsches Format kann Rückfragen, Korrekturen und Verzögerungen auslösen. Auch beim Vorsteuerabzug können Fragen entstehen, wobei dieser nicht automatisch ausgeschlossen ist.
Besser also, Sie stellen rechtzeitig um und vermeiden zusätzliche Arbeit.
Beide Formate können die europäische Norm EN 16931 erfüllen. Der Unterschied liegt im Aufbau.
XRechnung: Eine strukturierte XML-Datei, die von geeigneter Software verarbeitet wird. Sie wird häufig von öffentlichen Auftraggebern verlangt.
ZUGFeRD (international auch Factur-X genannt): Kombiniert eine lesbare PDF-Rechnung mit strukturierten Rechnungsdaten. So können Menschen und Software die Rechnung verarbeiten.
Welches Format passt zu welchem Kunden?
| Kunde | Passendes Format |
|---|---|
| Öffentliche Auftraggeber | Häufig XRechnung, je nach Vorgaben mit Leitweg-ID |
| Firmenkunden, Fuhrparks, Speditionen | ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder XRechnung |
| Privatkunden | Gewöhnliche PDF- oder Papierrechnung |
Ihr Vorteil: Wenn Sie das benötigte Format im Kundenstamm hinterlegen, müssen Sie nicht bei jeder Rechnung neu überlegen.
Eine Lieferantenrechnung kommt per E-Mail. Sie wird ausgedruckt, als PDF gespeichert und später noch einmal heruntergeladen. Am Ende liegen mehrere Dateien vor und niemand weiß genau, welcher Beleg der richtige ist.
Genau solche Situationen sollen die GoBD vermeiden.
Die wichtigsten Anforderungen sind:
Vollständigkeit: Die erforderlichen elektronischen Rechnungsdaten bleiben erhalten.
Nachvollziehbarkeit: Änderungen und die Verarbeitung der Belege müssen überprüfbar sein.
Schutz: Rechnungen dürfen nicht unbemerkt verändert werden.
Aufbewahrung: Rechnungen müssen grundsätzlich acht Jahre lang verfügbar und wiederauffindbar bleiben.
Bei E-Rechnungen ist insbesondere der strukturierte XML-Teil entscheidend. Ein Ausdruck ersetzt diese Daten nicht. Die zusätzliche PDF-Darstellung muss aufbewahrt werden, wenn sie weitere steuerlich relevante Informationen enthält.
Auch die Abläufe zur Rechnungsbearbeitung und Archivierung müssen nachvollziehbar dokumentiert sein.
Gut zu wissen: Ein gewöhnliches E-Mail-Postfach erfüllt die GoBD Anforderungen nicht automatisch. Sie benötigen eine geeignete digitale Ablage. Diese kann Bestandteil Ihrer Werkstattsoftware oder eine separate Archivlösung sein.
Ein gut organisierter Rechnungsprozess verbindet vier Dinge:
Bereit für 2027: E-Rechnung mit WERBAS//KSR
Wenn Sie bereits mit WERBAS//KSR arbeiten, müssen Sie nicht automatisch eine neue Software anschaffen. Unsere Anwendungen unterstützen die elektronische Rechnungsstellung direkt aus dem Auftrag.
Welche Funktionen verfügbar sind, hängt von Ihrer Softwareversion und den eingerichteten Modulen ab.
Und was ist mit eingehenden E-Rechnungen?
Für eingehende E-Rechnungen gibt es unseren kostenlosen E-Rechnungs-Viewer: XRechnung hochladen, lesen, als PDF speichern. Die XML-Datei bleibt dabei Ihr Beleg.
Die neuen gesetzlichen Vorgaben müssen Ihren Werkstattalltag nicht komplizierter machen.
E-Rechnung und GoBD? Das schaffen wir gemeinsam!
WERBAS//KSR bietet bereits wichtige Funktionen für die E-Rechnung und unterstützt Sie bei der Einhaltung der GoBD.
Sie vermeiden doppelte Arbeit, erkennen Fehler frühzeitig und behalten Ihre Rechnungen besser im Blick. Sie möchten wissen, ob Ihre Software schon richtig eingerichtet ist? Oder Ihre erste E-Rechnung testen? Wir zeigen Ihnen, welche Funktionen Sie nutzen können und was gegebenenfalls noch angepasst werden muss.
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Rechtlicher Hinweis: Rechtlicher Hinweis: Stand November 2026. Dieser Artikel beschreibt die Rechtslage in Deutschland und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für Ihren konkreten Fall sprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.