Um in die Einstellungen für die Buchhaltung zu kommen, klicke auf den Menüpunkt Einstellungen und wähle dort das Untermenü Buchhaltung aus.
UMSATZSTEUERBEFREIUNG IN WERBAS//KSR NXT RICHTIG EINSTELLEN
Wenn sich bei deinem Unternehmen steuerlich etwas ändert, muss das auch in deiner Werkstattsoftware sauber hinterlegt sein. Mit WERBAS//KSR NXT kannst du die Umsatzsteuerbefreiung direkt in den Einstellungen aktivieren oder deaktivieren. So sorgst du dafür, dass Angebote, Aufträge und Rechnungen korrekt erstellt werden und deine Abläufe sauber weiterlaufen.
Wo du die Einstellung findest
Um in die Einstellungen für die Buchhaltung zu kommen, klicke auf Einstellungen und wähle dort das Untermenü Buchhaltung aus.
Dort findest du den Bereich Umsatzsteuerbefreiung.
Umsatzsteuerbefreiung einstellen
Du bist Kleinunternehmer und daher von der Erhebung der Umsatzsteuer befreit? Oder dein Unternehmen wächst und du musst oder möchtest künftig Umsatzsteuer erheben? Dann findest du genau dafür in NXT die passende Einstellung.
Mit dem Schalter im Bereich Umsatzsteuerbefreiung aktivierst oder deaktivierst du die Funktion. Danach öffnet sich ein Dialog, der dir alle wichtigen Informationen zur Umstellung anzeigt.
So führst du die Umstellung durch
Nach dem Klick auf den Schalter informiert dich NXT darüber, was bei der Aktivierung oder Deaktivierung der Umsatzsteuerbefreiung passiert. Das ist wichtig, weil die Änderung nicht nur für neue Vorgänge gilt, sondern auch offene Angebote und Aufträge betrifft.
Wenn du die Umstellung durchführen möchtest, aktivierst du das Kontrollkästchen mit dem Hinweis, dass dir die Auswirkungen bewusst sind. Danach klickst du auf Ja, Änderungen vornehmen.
Anschließend startet NXT sofort mit der Umstellung deiner offenen Angebote und Aufträge.
Dazu gehören:
Angebote im Status Entwurf
Aufträge im Status In Erfassung
Aufträge im Status In Arbeit
Aufträge im Status Abgeschlossen
Sobald die Umstellung abgeschlossen ist, erhältst du eine Benachrichtigung per E Mail. Falls nicht alle offenen Angebote oder Aufträge umgestellt werden konnten, findest du in der E Mail auch die betroffenen Vorgänge.
Wann du die Umstellung vornehmen solltest
Wir empfehlen dir, die Umstellung dann vorzunehmen, wenn du gerade keine Angebote, Aufträge oder Rechnungen bearbeitest.
Die Änderung läuft im Hintergrund und die Dauer hängt davon ab, wie viele offene Angebote und Aufträge in deinem System vorhanden sind. Grundsätzlich kannst du währenddessen weiter mit NXT arbeiten. Wenn du aber zum Beispiel einen offenen Auftrag fakturierst, während die Umstellung noch läuft, kann es zu Fehlern kommen.
Am besten führst du die Änderung deshalb in einem ruhigen Moment durch.
Was sich bei der Umstellung ändert
Die Umsatzsteuerbefreiung wirkt sich auf mehrere Bereiche in NXT aus. Deshalb informiert dich das System vorab genau darüber, was angepasst wird.
Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung nach §19 UStG
Wenn die Umsatzsteuerbefreiung aktiviert ist, wird auf deinen Angeboten, Aufträgen und Rechnungen ein Hinweis angezeigt, dass keine Umsatzsteuer erhoben wird.
Dieser Hinweis erscheint auch auf den Ausdrucken. So ist für deine Kunden direkt ersichtlich, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Auf Rechnungen ist dieser Hinweis gesetzlich vorgeschrieben.
Wenn die Umsatzsteuerbefreiung deaktiviert ist, wird dieser Hinweis nicht angezeigt.
Steuersätze in Positionen
Ist die Umsatzsteuerbefreiung aktiviert, wird das Eingabefeld USt. in Positionen nicht angezeigt. Das ist logisch, weil in diesem Fall keine Umsatzsteuer erhoben wird.
Ist die Umsatzsteuerbefreiung deaktiviert, kannst du das Feld USt. wieder sehen und bearbeiten.
Zusätzlich wird bei Positionen vom Typ Artikel der Schalter Altteilsteuer berechnen nur dann angezeigt, wenn die Umsatzsteuerbefreiung deaktiviert ist.
Berechnung der Umsatzsteuer
Wenn die Umsatzsteuerbefreiung aktiviert ist, wird im Summenbereich von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen keine Umsatzsteuer berechnet und ausgewiesen.
Ist die Umsatzsteuerbefreiung deaktiviert, erfolgt die Berechnung der Umsatzsteuer wieder ganz normal und wird entsprechend dargestellt.
Berücksichtigung der Steuersätze
Du kannst Steuersätze sowohl bei aktivierter als auch bei deaktivierter Umsatzsteuerbefreiung in den Einstellungen pflegen.
Allerdings gilt: Wenn die Umsatzsteuerbefreiung aktiv ist, werden diese Steuersätze aktuell nicht berücksichtigt, weil keine Umsatzsteuer berechnet wird. NXT zeigt dir dazu einen entsprechenden Hinweis an.
Was sich nicht ändert
Die Umstellung betrifft nur offene Angebote und Aufträge, also Vorgänge, die noch bearbeitet werden können, sowie alle Vorgänge, die nach der Änderung neu angelegt werden.
Nicht geändert werden:
bereits abgeschlossene oder nicht mehr bearbeitbare Angebote und Aufträge
bereits erstellte Rechnungen
Das ist wichtig, damit bestehende Rechnungen und bereits festgelegte Beträge nicht nachträglich verändert werden.
Steuersätze einstellen
Neben der Umsatzsteuerbefreiung kannst du in NXT auch deine Steuersätze verwalten.
Steuersatz hinzufügen und bearbeiten
Um einen neuen Steuersatz anzulegen, klickst du auf Steuersatz hinzufügen. Danach kannst du den gewünschten Wert entweder mit den Pfeilen oder per Direkteingabe eintragen.
Zusätzlich solltest du eine Beschreibung hinterlegen. So wissen alle Mitarbeitenden sofort, wann der jeweilige Steuersatz verwendet werden soll.
Außerdem kannst du eine Kontonummer und einen Steuerschlüssel eintragen.
Bitte beachte
Aktuell kannst du angelegte Steuersätze noch nicht entfernen. Du kannst sie aber jederzeit bearbeiten und anpassen.
Was muss in die Felder Kontonummer und Steuerschlüssel?
Die Felder Kontonummer und Steuerschlüssel werden derzeit noch nicht aktiv berücksichtigt.
Geplant ist, diese Informationen künftig für einen einfacheren Export in Buchhaltungsprogramme zu nutzen.
Warum haben eingestellte Steuersätze keine Auswirkung auf Auftragspositionen?
Wenn deine Steuersätze keine Auswirkungen auf Positionen haben, liegt das in der Regel daran, dass dein Betrieb als umsatzsteuerbefreit eingestellt ist.
In manchen NXT Abonnements kann diese Einstellung außerdem nicht verändert werden.
Steuersatzart in NXT
Jeder Steuersatz braucht eine passende Steuersatzart. In NXT stehen dir dafür mehrere Varianten zur Verfügung.
Wichtig dabei: Eine Steuersatzart kann immer nur einem Steuersatz gleichzeitig zugeordnet werden. Die Ausnahme ist Nicht verwendet. Diese Option kann mehreren Steuersätzen zugewiesen werden.
Folgende Steuersatzarten stehen zur Verfügung:
FAZIT
Mit der Einstellung zur Umsatzsteuerbefreiung bildet WERBAS//KSR NXT wichtige steuerliche Änderungen direkt im System ab. Du kannst sauber steuern, ob Umsatzsteuer berechnet und ausgewiesen wird, und sorgst dafür, dass offene Vorgänge korrekt angepasst werden. Wenn du die Umstellung in einem passenden Moment durchführst, bleibt dein Tagesgeschäft nachvollziehbar und sauber.
Weitere Infos
Weitere Infos zu den Buchhaltungeinstellungen in NXT findest du in unserer Hilfeseite.