Jetzt auch in NXT: Bestehende Kunden und Fahrzeuge automatisch erkennen

Bestehende Kunden und Fahrzeuge erkennen

Der Fahrzeugscheinscanner im WERBAS//KSR NXT spart dir jede Menge Tipperei. Manchmal ist er dabei allerdings fast schon zu motiviert: Die Daten sind schnell erfasst, nur kann es sein, dass der Kunde oder das Fahrzeug bereits im System vorhanden ist. Und doppelte Datensätze sind ungefähr so hilfreich wie ein 10er-Schlüssel, der gerade dann fehlt, wenn man ihn braucht.

Damit das nicht passiert, schaut die Werkstatt-Software NXT vor dem Anlegen nochmal genauer hin und meldet sich, wenn es bereits passende Kunden oder Fahrzeuge gibt.

Bereits angelegte Kunden erkennen

Hinweis:
Die folgenden Erklärungen basieren auf Screenshots aus einem früheren Stand, in dem Organisationen noch nicht als Kunden angelegt werden konnten. Die Erkennung funktioniert weiterhin nach demselben Prinzip, inzwischen auch für Organisationen. NXT prüft dabei, ob ein Organisationsname bereits in einem Kundendatensatz vorhanden ist, und zeigt mögliche Treffer an.

Wenn du einen Fahrzeugschein scannst, landest du nach dem erfolgreichen Scan in Schritt 2: Kunde bearbeiten. Dort prüfst du die erkannten Daten und kannst sie bei Bedarf anpassen. Damit dabei nicht versehentlich ein Kunde doppelt angelegt wird, zeigt dir NXT mögliche Treffer aus deinem Bestand an.

So läuft das in der Praxis

Im Beispiel wird ein Fahrzeugschein der Halterin Alexandra Beispiel mit der Adresse Am Hohlen Graben 52 in Kraut-Weidlingen gescannt. Vorname, Nachname und Anschrift werden automatisch übernommen.

WERBAS//KSR NXT erkennt: Dazu gibt es möglicherweise schon passende Kundendaten. Deshalb erscheint der Hinweis, dass bereits Kunden mit dem Namen Alexandra Beispiel vorhanden sind. Zusätzlich werden passende Vorschläge eingeblendet.

Zum Beispiel:

Alexandra Beispiel, Am Alten Schloss 1 in Krautweidlingen, Kundennummer 10030
Alexandra Beispiel-Kerner, Kanarienweg 23 in Kappelsing, Kundennummer 10031

Jetzt kommt der Moment, in dem nicht die Software entscheidet, sondern du: Handelt es sich um dieselbe Person oder nur um einen ähnlichen Namen?

In unserem Beispiel ist schnell klar:

Alexandra Beispiel-Kerner ist eine andere Kundin
Alexandra Beispiel ist die richtige Kundin, allerdings mit veralteter Anschrift

Vorschlag auswählen und Daten prüfen

Wenn du einen Vorschlag anklickst, übernimmt NXT die Daten dieses bestehenden Kunden in die Eingabefelder. So kannst du direkt sehen, was im System bereits hinterlegt ist.

Falls du merkst, dass der Treffer doch nicht passt, wechselst du einfach wieder zurück auf die gescannten Daten. Kein Drama, kein Schraubenzieherwurf.

Im Beispiel wird Alexandra Beispiel ausgewählt. Danach zeigt NXT die vorhandenen Kundendaten an – inklusive der alten Adresse.

Ein vorgeschlagener Kunde (1) wurde ausgewählt. Die Eingabefelder, u. a. die Postanschrift, werden mit den Daten des bestehenden Kunden aktualisiert (2,3).

Mit einem Klick auf „Ausgewählten Kunden mit gescannten Daten aktualisieren“ übernimmst du die Informationen aus dem Fahrzeugschein in den bestehenden Kundendatensatz.

Das ist in diesem Fall sinnvoll, weil der Fahrzeugschein die aktuelle Anschrift der Kundin enthält.

Ursprüngliche Kundendaten:
Wenn du doch nochmal prüfen möchtest: Kein Problem. Du kannst jederzeit zwischen den Vorschlägen wechseln und dir die jeweiligen Daten erneut anzeigen lassen.

Nach Klick auf "Ausgewählten Kunden mit gescannten Daten aktualisieren", wurden die Eingabefelder, u. a. die Postanschrift, mit den Daten aus dem Scan aktualisiert.

Sobald du mit „Weiter zum Fahrzeug“ fortfährst, läuft der Prozess normal weiter. In Schritt 4: Zusammenfassung zeigt dir NXT nochmal sauber an, was beim Klick au

faf „Übernehmen“ gespeichert wird.

Im Beispiel bedeutet das:

Der bestehende Kunde mit der Kundennummer 10030 wird aktualisiert
Es wird kein neuer Kunde angelegt
Die Anschrift wird mit den Daten aus dem Fahrzeugschein überschrieben

Wichtig:
Gespeichert wird erst mit Klick auf „Übernehmen“. Bis dahin kannst du jederzeit zurückspringen und Änderungen prüfen.

Die Zusammenfassung zeigt an, dass ein bestehender Kunde mit den darunter befindlichen Daten aktualisiert wird.

Erkennung von bereits angelegten Fahrzeugen

Nach der Kundenbearbeitung geht es weiter mit Schritt 3: Fahrzeug bearbeiten. Auch hier übernimmt NXT die Daten aus dem Fahrzeugschein automatisch und prüft im Hintergrund, ob das Fahrzeug schon existiert. Denn ein Fahrzeug doppelt anzulegen, obwohl es längst im System steht, sorgt später für unnötiges Durcheinander – und davon gibt’s in der Werkstatt auch ohne Stammdaten genug.

Fahrzeug per FIN eindeutig erkennen

Im Beispiel wird ein Skoda Octavia mit dem Kennzeichen NXT WE 1 und der FIN ABC123DEF456GHJ78 gescannt. NXT erkennt dabei: Diese FIN existiert bereits im System. Deshalb erscheint der Hinweis „Es existiert bereits ein Fahrzeug mit dieser FIN“. In diesem Fall ist klar: Das Fahrzeug ist schon angelegt.

Schritt 3 Fahrzeug befüllt die Eingabefelder automatisch mit den gescannten Daten vor. Werkstatt.NXT hat jedoch erkannt, dass bereits ein Fahrzeug mit der identischen FIN angelegt ist. Daher wird dir angezeigt, dass du nur das "Bestehende Fahrzeug" bearbeiten kannst, aber kein neues mehr anlegen.

Anders als bei Kunden kannst du bei einem vorhandenen FIN-Treffer kein neues Fahrzeug anlegen. Die FIN ist in NXT eindeutig – und das ist auch gut so. Zwei Fahrzeuge mit derselben Identität wären schließlich ungefähr so plausibel wie zwei Hebebühnen auf demselben Parkplatz. Stattdessen hast du zwei Optionen:

Bestehendes Fahrzeug mit den gescannten Daten aktualisieren
Bestehende Fahrzeugdaten beibehalten und die Scandaten verwerfen
Das bestehende Fahrzeug wird aktualisiert
Es wird kein neues Fahrzeug angelegt

Wählst du die gescannten Daten, aktualisiert NXT den vorhandenen Fahrzeugdatensatz entsprechend. Entscheidest du dich für das bestehende Fahrzeug, bleiben die bisher hinterlegten Daten unverändert.

Auch hier gilt: Erst prüfen, dann übernehmen

In Schritt 4: Zusammenfassung zeigt dir NXT wieder transparent an, was gespeichert wird. Im Beispiel heißt das:

Das bestehende Fahrzeug wird aktualisiert
Es wird kein neues Fahrzeug angelegt
Fahrzeugdaten wie Hersteller, Modell oder weitere Merkmale werden mit den Informationen aus dem Fahrzeugschein abgeglichen

Automatische Aktualisierung:
Dauerhaft gespeichert wird auch hier erst mit Klick auf „Übernehmen“. Bis dahin kannst du jederzeit zurück und deine Auswahl anpassen.

Die Zusammenfassung zeigt an, dass ein bestehendes Fahrzeug mit den darunter befindlichen Daten aktualisiert wird.