Zeiterfassung in der Werkstatt: TCS macht Fehlzeiten, Pausen und Feiertage flexibler
Zeiterfassung in der Werkstatt lebt von den Ausnahmen: der Arzttermin am Vormittag, die Frühschicht mit knapper Pause, der regionale Feiertag, den nur ein Standort hat. Das TCS-Modul in WERBAS//KSR VCS bekommt für diese Fälle neue Funktionen. Sie machen den Alltag von Werkstattleitung und Backoffice spürbar leichter.
Vier neue Funktionen im Überblick
TCS erhält vier praxisnahe Erweiterungen: einen individuellen Vorgesetzten pro Mitarbeiter, stundenweise Fehlzeiten, eine automatische Prüfung der gesetzlichen Pausen und die Übernahme von Feiertagen aus dem Vorjahr. Alle Funktionen sind in der aktuellen VCS-Version verfügbar.
1. Individueller Vorgesetzter pro Mitarbeiter
Für einzelne Mitarbeiter können Sie ab sofort einen abweichenden Vorgesetzten eintragen. Anträge und Freigaben landen dann bei der richtigen Person, auch wenn die Arbeitsgruppe etwas anderes vorsieht.
Das hilft in Fällen, die im Werkstattalltag häufig vorkommen: der Karosseriebauer, der zwar organisatorisch zur Lackiererei zählt, fachlich aber vom K&L-Meister geführt wird. Oder die Auszubildende im Rotationsprinzip, die pro Halbjahr wechselt.
Ist ein individueller Vorgesetzter hinterlegt, hat diese Einstellung Vorrang vor der Zuordnung über die Arbeitsgruppe.
2. Fehlzeiten stundenweise erfassen
Fehlzeiten können jetzt nicht mehr nur tageweise, sondern auch stundenweise beantragt und genehmigt werden. TCS rechnet die fehlende Zeit taggenau in die Sollstunden ein.
Typische Anwendungsfälle:
- Arzttermine während der Schicht
- Behördengänge
- Kurze private Termine
- Frühzeitiges Verlassen des Betriebs
Der Vorteil: Die Planung sieht sofort, wann und wie lange jemand fehlt. Nachträgliches Verrechnen über Überstundenkonten entfällt in vielen Fällen.
3. Automatische Prüfung der gesetzlichen Pausen
TCS gleicht die gestempelten Pausen mit den gesetzlichen Vorgaben ab und ergänzt oder korrigiert sie im gewählten Tagesraster. Damit ist der Nachweis nach Arbeitszeitgesetz jederzeit belastbar.
Die geprüften Regeln:
- Ab mehr als 6 Stunden Arbeitszeit: mindestens 30 Minuten Pause
- Ab mehr als 9 Stunden Arbeitszeit: insgesamt mindestens 45 Minuten Pause
- Ein Pausenabschnitt muss mindestens 15 Minuten lang sein
- Kein Mitarbeiter darf länger als 6 Stunden ohne Pause arbeiten
Fehlt eine Pause oder ist sie zu kurz, ergänzt TCS die fehlenden Stempelungen selbstständig.
⚠️ Wichtig: Die automatische Anpassung überschreibt andere Einstellungen für automatische Pausen. Werden Pausen nachträglich geändert oder gelöscht, passt TCS sie erneut an. Für Ausnahmen weisen Sie dem Mitarbeiter an diesem Tag ein anderes Tagesraster zu.
Praxis-Empfehlung: Legen Sie für diese Funktion ein neues Tagesraster an und aktivieren Sie es ab einem festen Stichtag. So bleiben bereits erfasste Zeiten unverändert.
4. Feiertage aus dem Vorjahr übernehmen
Über die Funktion „Vorjahr" kopiert TCS das komplette Feiertagsschema in das gewählte neue Jahr. Bewegliche Feiertage rechnet das System automatisch um.
Feste regionale oder städtische Feiertage, etwa Fronleichnam in Baden-Württemberg oder das Augsburger Friedensfest, sollten Sie einmalig prüfen. Für Betriebe mit mehreren Standorten reduziert sich der Aufwand bei der Jahresplanung damit erheblich.
Ihr Nutzen im Betriebsalltag
Die vier Erweiterungen greifen ineinander und lösen mehrere kleine Reibungspunkte gleichzeitig:
- Weniger Verwaltungsaufwand bei Anträgen und Freigaben
- Klare Zuständigkeiten in gemischten Teams
- Präzisere Fehlzeit-Erfassung ohne Nachbuchungen
- Rechtssichere Pausen ohne manuelle Kontrolle
- Schnellere Jahresplanung über mehrere Standorte hinweg
Die Zeiterfassung in der Werkstatt bleibt damit das, was sie sein sollte: ein verlässliches Werkzeug im Hintergrund, nicht ein zusätzlicher Verwaltungsakt.
Fragen oder Interesse, mehr über die Zeiterfassung und TCS in VCS zu erfahren? Unser Team ist für Sie da.
