Dritte Generation, 75 Jahre Betrieb, Karosserie, Lack und Mechanik unter einem Dach. Und zwei Kalender, die bei kombinierten Aufträgen nie ganz zusammenfanden. Für Klaus Menhofer, Geschäftsführer des Menhofer KFZ-Reparaturzentrums, war das lange gelebter Alltag: Sobald ein Auftrag Karosserie und Mechanik berührte, musste jede Verschiebung an drei, vier Stellen nachgezogen werden. Mit WERBAS//KSR VCS und RMA 1.13 laufen beide Welten jetzt in einem System zusammen. Was sich dadurch im Werkstattalltag ändert, lesen Sie hier.
Ein Familienbetrieb in dritter Generation, zwei getrennte Kalender
Das Menhofer KFZ-Reparaturzentrum aus Pfronten im Allgäu feiert 2026 sein 75-jähriges Bestehen. Aus dem Malerbetrieb von 1951 ist ein Unternehmen mit rund 30 Mitarbeitenden geworden, das Karosserie, Lack und Mechanik verbindet und 2021 als einer der ersten Pilotbetriebe in Deutschland komplett papierlos gearbeitet hat. Mit WERBAS//KSR VCS arbeitet die Familie Menhofer seit 1996, also seit fast 30 Jahren.
Karosserie und Lack gehören eng zusammen und wurden bei Menhofer immer gemeinsam terminiert. Die Mechanik lief parallel in einem eigenen Kalender. Solange ein Auftrag nur einen Bereich berührte, war das gut beherrschbar. Aufwendig wurde es bei kombinierten Aufträgen, etwa einem Unfallschaden mit begleitender Inspektion: Verschob sich die Karosseriereparatur, weil Teile fehlten, musste auch der Mechaniktermin gesucht und nachgezogen werden.
Dazu kam ein zweiter Reibungspunkt. Die Mechaniker schauten in „Meine Termine", was anstand, und wechselten zum Stempeln in die RMA-Aufgaben. Für neue Kolleginnen, Kollegen und Auszubildende war schwer zu erklären, warum Termin und Aufgabe getrennt sind. Solche Brüche kosten jeden Tag Zeit.
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Die Zielsetzung: Karosserie, Lack und Mechanik in einem Ablauf
- Ein System für alle drei Bereiche – Die kapazitive Steuerung von Karosserie und Lack und die tagesgenaue Mechanikterminierung greifen ineinander, ohne dass eine Seite ihre Arbeitslogik verliert.
- Weniger doppelte Pflege – Verschiebt sich ein Karosserie- und Lackauftrag mit begleitender Mechanik, wird der Mechaniktermin im Ablauf mitgedacht.
- Arbeiten dort sehen, wo gestempelt wird – Mechaniker sollen nicht mehr zwischen „Meine Termine" und RMA-Aufgaben wechseln müssen.
- Fehlzeiten automatisch berücksichtigen – Urlaub und Ausfälle laufen über TCS mit ein, damit niemand eingeplant wird, der nicht verfügbar ist.
Vorher & Nachher: Was hat sich geändert?
| Bereich | Vor RMA 1.13 | Mit WERBAS//KSR VCS und RMA 1.13 |
|---|---|---|
| Kombinierte Aufträge | Termine in Karosserie/Lack und im Mechanikkalender getrennt gepflegt | Karosserie, Lack und Mechanik greifen in einem System ineinander |
| Terminverschiebung | Nachziehen an drei bis vier Stellen | Erledigt mit zwei, drei Klicks |
| Mechaniker-Sicht | Blick in „Meine Termine", zum Stempeln Wechsel in RMA | Alle Arbeiten in der Aufgabenliste im MobileWorker |
| Einarbeitung | Unterschied zwischen Termin und Aufgabe erklärungsbedürftig | Aufgaben der Reihe nach abarbeiten, ohne Extra-Erklärung |
| Zusatzleistungen | Farbangleich, Steinschlagschutz oft unvollständig dokumentiert | Per Foto oder Sprachnotiz am Fahrzeug erfasst und abgerechnet |
Umsetzung: vormittags installiert, seit der Minute im Einsatz
Die Einführung verlief unkompliziert. Die Erwartung im Betrieb war so groß, dass RMA 1.13 an einem Vormittag eingespielt wurde.
Heute arbeiten 28 Mitarbeitende direkt und indirekt mit RMA 1.13 und MobileWorker. Mechanik- und Serviceaufträge werden weiterhin im AMG-Kalender terminiert, mit Tag, Uhrzeit, Dauer und zuständigem Mitarbeitenden. Neu ist: Der Termin wandert 1:1 in RMA und MobileWorker, die Kalenderzeit wird zur Planzeit der Aufgabe. In der Mitarbeiterplantafel erscheinen kapazitiv disponierte Karosserie- und Lackaufgaben und tagesgenau terminierte Mechanikarbeiten nebeneinander, sortiert nach Mitarbeitenden, Priorität und Plantermin.
Die Schulung fiel kurz aus, weil der Ablauf einfacher wird. Für die Mechaniker reichte ein Satz: „Ihr könnt euch ab jetzt die Termine sparen, ihr arbeitet die Aufgaben der Reihe nach ab." Für weniger softwareaffine Betriebe empfiehlt WERBAS//KSR eine Einführungsschulung, um den vollen Nutzen der neuen Verbindung von Anfang an mitzunehmen.
„Wir haben es um 11 Uhr vormittags heruntergeladen und installiert, und es hat keine Probleme gegeben. Seit der Minute nutzen wir es, und es läuft."
- Klaus Menhofer, Geschäftsführer Menhofer KFZ-Reparaturzentrum
Was der Betrieb heute davon hat
Für die Mechaniker. Die RMA-Aufgabenliste ist die zentrale Arbeitsgrundlage. Der Wechsel zwischen „Meine Termine" und RMA-Aufgaben entfällt. Wichtige Aufgaben erscheinen im MobileWorker sichtbar rot, etwa eine kurzfristige Lackvorbereitung. Neue Kolleginnen, Kollegen und Auszubildende starten schneller, weil der frühere Unterschied zwischen Termin und Aufgabe wegfällt.
Für die Disposition. Verschiebt sich ein Karosserie- und Lackauftrag mit begleitender Mechanik, bleibt der Mechaniktermin im Ablauf mitgedacht. Was früher an drei bis vier Stellen von Hand nachgezogen wurde, erledigen heute zwei, drei Klicks. Kalender, Mitarbeiterplantafel und Aufgabenliste arbeiten mit denselben Zeitangaben, Urlaub und Fehlzeiten laufen über TCS mit ein.
Für die Geschäftsführung. Ein Prozess statt mehrerer Pflegepunkte, weniger Suchen, weniger Rückfragen. Über MAI erfassen die Mitarbeitenden Zusatzleistungen wie Farbangleich oder Steinschlagschutz per Foto oder Sprachnotiz am Fahrzeug. Das wirkt auf die Abrechnung: Klaus Menhofer schätzt, dass unvollständig dokumentierte Zusatzarbeiten schnell 1.000 Euro pro Woche kosten können. Werden sie erfasst, werden sie auch abgerechnet.
Mehr zu den KI-gestützten Sprachfunktionen im MAI (MobileWorker) lesen Sie in unserem Beitrag „KI-Assistent in VCS: Texte einfach diktieren statt zu schreiben".
Herausforderungen & Erfolgsfaktoren
Die eigentliche Herausforderung lag nicht in der Technik, sondern in der Abstimmung. Der Mechanikmeister wünschte sich diese Verbindung seit Jahren. Die inhaltliche Klärung, wie kapazitive Karosserie- und Lackdisposition mit tagesgenauer Mechanikterminierung zusammengreift, ohne dass eine Seite ihre Logik verliert, war anspruchsvoll und hat Zeit gekostet. Nach der Freigabe war die technische Einführung eine Sache von Minuten.
Getragen wird das Ergebnis vonmehreren Faktoren:
- Nah am echten Werkstattalltag. Die Verbindung ist die Antwort auf einen konkreten Wunsch aus dem Betrieb, nicht am Reißbrett entstanden.
- Konsequente automatische Terminvergabe. Menhofer nutzt die automatische Terminvergabe im AMG-Kalender ohne Ausnahmen, damit Verknüpfungen und Fehlzeiten verlässlich ineinandergreifen.
- Verlässliche Update-Routine. WERBAS//KSR simuliert neue RMA-Versionen vor der Freigabe in großen, kleinen und gemischten Betrieben. Fehler fallen früher auf, Updates laufen stabiler.
- Ein System für zwei GmbHs. Auch die zweite Gesellschaft mit Pulverbeschichtung, Sandstrahlen und Industrielackierung liegt im selben System, mit über 4.000 hinterlegten Dienstleistungen.
„Wer zwei GmbHs unter einem Dach verwaltet, will sich nicht auch noch mit zwei verschiedenen Programmen rumschlagen. Dass wir alles in VCS abbilden können, Werkstatt, Industrielackierung, Sandstrahlen, ist Gold wert."
- Klaus Menhofer, Geschäftsführer Menhofer KFZ-Reparaturzentrum
Als langjähriger Pilotkunde gibt Menhofer seine Impulse gebündelt an die Produktentwicklung weiter. Aktuell in Prüfung: das nachträgliche Verknüpfen von Terminen mit Aufgaben und das Erstellen von Mechanikterminen aus einer Karosserieaufgabe heraus.
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Was Klaus Menhofer und sein Team erleben, kennen viele K&L-Betriebe mit eigener Mechanik: zwei Planungswelten, die bei kombinierten Aufträgen auseinanderlaufen. Die vollständige Case Study zeigt im Detail, wie sich beide in einem System verbinden lassen, welche Module im Einsatz sind und was sich im Alltag verändert hat.
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