GoBD für Werkstätte: Was bedeutet das konkret für Ihren Betrieb?

GoBD für Werkstätte

Die E-Rechnung eines Lieferanten kommt per Mail. Jemand druckt sie aus, ein anderer speichert das PDF im Kundenordner, ein Dritter lädt sie später erneut aus dem System herunter, weil der Steuerberater fragt. Drei Versionen, drei Dateinamen, ein Bauchgefühl: Das ist im Alltag längst normal, aber seit 2025 reicht es nicht mehr aus. Wer E-Rechnungen empfängt oder erstellt, muss sie GoBD-konform ablegen. Was dahintersteckt und wie Werkstätten, K&L-Betriebe und Autohäuser das ohne Zusatzaufwand hinbekommen, klären wir hier.

Was heißt „GoBD-konform" bei einer
E-Rechnung?

GoBD-konform heißt: Eine E-Rechnung muss vollständig, unveränderbar, jederzeit lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden, und zwar grundsätzlich acht Jahre lang. Die Frist kann sich verlängern, solange die steuerliche Festsetzungsfrist noch läuft; einige Steuerberater empfehlen deshalb weiterhin zehn Jahre. Grundlage sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", zuletzt präzisiert durch das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025.

Konkret bedeutet das für Ihren Betrieb:

Die Rechnung wird in der Form aufbewahrt, in der sie erstellt oder empfangen wurde.
Jede Änderung braucht ein Protokoll; Original und geänderte Version bleiben beide erhalten.
Das E-Mail-Postfach ist kein Archiv. Auch der PDF-Ausdruck im Ordner erfüllt die Anforderungen nicht.

Seit wann gilt die E-Rechnungspflicht und wen betrifft sie?

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und GoBD-konform archivieren können. Der aktive Versand wird stufenweise Pflicht: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz, ab 2028 für alle.

Für Werkstätten und Autohäuser heißt das im Klartext: Lieferantenrechnungen von Teilehändlern, Sachverständigen, Werkzeugausstattern oder Softwarepartnern kommen zunehmend als strukturierte E-Rechnung. Ein einfaches PDF ist rechtlich keine E-Rechnung mehr, sondern gilt als „sonstige Rechnung".

XRechnung oder ZUGFeRD – was passt für welchen Kunden?

Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind für die E-Rechnungspflicht zugelassen. Der Unterschied liegt im Aufbau:

XRechnung: reine XML-Datei, ohne Sichtkomponente. Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G).
ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): hybride PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML-Teil. Für Menschen lesbar, für Maschinen auswertbar. In der Praxis der pragmatische B2B-Standard.

Wichtig: Bei hybriden Formaten ist der XML-Teil rechtlich bindend und muss unverändert archiviert werden. Die PDF-Sichtkomponente ist zusätzlich und ersetzt das XML nicht; enthält sie weitere steuerlich relevante Informationen wie Buchungsvermerke, ist auch sie aufbewahrungspflichtig. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen der E-Rechnungspflicht nicht.

Für die Werkstatt heißt das: Der eine Kunde erwartet XRechnung, der Sachverständige will ZUGFeRD, der Privatkunde eine klassische PDF-Rechnung. Wer das pro Auftrag manuell entscheidet, verliert Zeit und macht Fehler. Wie viel Spielraum in der Formatauswahl heute schon möglich ist, zeigen wir am Beispiel neuer E-Rechnungs-Möglichkeiten in VCS.

Wo es im Werkstattalltag hakt

Vier typische Bruchstellen sehen wir in Betrieben immer wieder:

Doppelte Downloads statt einer Originaldatei. Bei jedem Zugriff wird eine neue Datei erzeugt. Die Nachvollziehbarkeit leidet.
Format-Chaos pro Kunde. Werkstattmitarbeitende erinnern sich nicht, welcher Kunde welches Format braucht. Rechnungen kommen zurück, Zahlungsziele verschieben sich.
Ablage außerhalb des Werkstattsystems. E-Rechnungen liegen in Mail-Ordnern, auf Netzwerklaufwerken oder im DMS. Für die Betriebsprüfung fehlt der lückenlose Zusammenhang zum Auftrag.
Kein Prüfpfad. Wer hat wann was geändert? Ohne Protokoll ist die Rechnung im Zweifel wertlos.

Die Konsequenz bei einer Prüfung reicht von Beanstandungen bis zur Verwerfung der Buchführung mit Hinzuschätzungen.

Wie eine saubere Lösung im Werkstattsystem aussieht

Rechtssicher wird der Rechnungsprozess, wenn drei Dinge zusammenkommen:

Unveränderbare Originaldatei. Die erzeugte E-Rechnung wird einmal gespeichert und bei jedem Download unverändert ausgeliefert.
Kundenspezifisches Format als Stammdatum. XRechnung, ZUGFeRD oder PDF wird pro Kunde einmal hinterlegt und läuft danach automatisch mit.
Verankerung im Werkstattprozess. Rechnung, Auftrag, Teilebestellung und Beleg gehören zusammen, nicht in vier unterschiedliche Systeme.

An dieser Stelle setzt WERBAS//KSR an.

GoBD 2

Der WERBAS//KSR-Ansatz

Unveränderbar gespeichert. Die einmal erzeugte E-Rechnung bleibt exakt so erhalten, wie sie erstellt wurde, und wird bei jedem Zugriff identisch ausgeliefert.

Kundengerechtes Format, automatisch. Für jeden Kunden lässt sich das bevorzugte Rechnungsformat (XRechnung, ZUGFeRD oder PDF) hinterlegen. Die Rechnungserstellung berücksichtigt es ohne manuellen Zwischenschritt. Wie das im Cloud-Umfeld aussieht, beschreiben wir in den neuen E-Rechnungs-Funktionen in NXT.

Im Werkstattprozess verankert. Ob VCS für K&L-Betriebe, NET für Marken- und Nutzfahrzeugwerkstätten, NXT für den Cloud-Einstieg oder Claris für den Autohandel: Die Rechnung ist mit Auftrag, Teilebestellung und Beleg fest verbunden, statt daneben zu laufen.

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Häufige Fragen zur GoBD und
E-Rechnung in der Werkstat

Reicht es, die PDF-Rechnung auszudrucken und abzuheften?

Nein. Seit 2025 muss die elektronische Originaldatei unveränderbar digital aufbewahrt werden. Ein Ausdruck ersetzt das Original nicht.

Wie lange muss eine E-Rechnung aufbewahrt werden?

Grundsätzlich acht Jahre. Die Frist wurde mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Sie kann sich verlängern, solange die steuerliche Festsetzungsfrist noch läuft. Für Jahresabschlüsse gelten weiterhin zehn Jahre.

Ist ein Cloud-Archiv GoBD-konform?

Ja. Elektronische Archivierung, auch in der Cloud, ist nach § 146 AO seit Langem zulässig, wenn die GoBD-Anforderungen an Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Datenzugriff erfüllt sind.

Was ändert sich mit dem BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025?

Es präzisiert die Anforderungen an die Archivierung strukturierter und hybrider E-Rechnungen und wirkt ohne Übergangsfrist. Der strukturierte XML-Teil bleibt maßgeblich; die menschenlesbare Sichtkomponente ist zusätzlich aufzubewahren, wenn sie weitere steuerlich relevante Angaben enthält.

Quellen und weiterführende Informationen

BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 zur Änderung der GoBD, Fokus Archivierung strukturierter und hybrider E-Rechnungen: bundesfinanzministerium.de – GoBD-2-Änderung (PDF)
BMF-FAQ zur obligatorischen E-Rechnung, Formatanforderungen, EN 16931 und Übergangsregelungen: bundesfinanzministerium.de – FAQ E-Rechnung
IHK Darmstadt, Kurzeinordnung des BMF-Schreibens für Unternehmen: ihk.de – E-Rechnung und GoBD 2025
KoSIT / XStandards Einkauf, Standard XRechnung und B2B-Verpflichtung: xeinkauf.de – B2B-Verpflichtung

Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel gibt einen praxisnahen Überblick und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für Ihren konkreten Fall sprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.

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