Die E-Rechnung eines Lieferanten kommt per Mail. Jemand druckt sie aus, ein anderer speichert das PDF im Kundenordner, ein Dritter lädt sie später erneut aus dem System herunter, weil der Steuerberater fragt. Drei Versionen, drei Dateinamen, ein Bauchgefühl: Das ist im Alltag längst normal, aber seit 2025 reicht es nicht mehr aus. Wer E-Rechnungen empfängt oder erstellt, muss sie GoBD-konform ablegen. Was dahintersteckt und wie Werkstätten, K&L-Betriebe und Autohäuser das ohne Zusatzaufwand hinbekommen, klären wir hier.
GoBD-konform heißt: Eine E-Rechnung muss vollständig, unveränderbar, jederzeit lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden, und zwar grundsätzlich acht Jahre lang. Die Frist kann sich verlängern, solange die steuerliche Festsetzungsfrist noch läuft; einige Steuerberater empfehlen deshalb weiterhin zehn Jahre. Grundlage sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", zuletzt präzisiert durch das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025.
Konkret bedeutet das für Ihren Betrieb:
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und GoBD-konform archivieren können. Der aktive Versand wird stufenweise Pflicht: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz, ab 2028 für alle.
Für Werkstätten und Autohäuser heißt das im Klartext: Lieferantenrechnungen von Teilehändlern, Sachverständigen, Werkzeugausstattern oder Softwarepartnern kommen zunehmend als strukturierte E-Rechnung. Ein einfaches PDF ist rechtlich keine E-Rechnung mehr, sondern gilt als „sonstige Rechnung".
Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind für die E-Rechnungspflicht zugelassen. Der Unterschied liegt im Aufbau:
Wichtig: Bei hybriden Formaten ist der XML-Teil rechtlich bindend und muss unverändert archiviert werden. Die PDF-Sichtkomponente ist zusätzlich und ersetzt das XML nicht; enthält sie weitere steuerlich relevante Informationen wie Buchungsvermerke, ist auch sie aufbewahrungspflichtig. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen der E-Rechnungspflicht nicht.
Für die Werkstatt heißt das: Der eine Kunde erwartet XRechnung, der Sachverständige will ZUGFeRD, der Privatkunde eine klassische PDF-Rechnung. Wer das pro Auftrag manuell entscheidet, verliert Zeit und macht Fehler. Wie viel Spielraum in der Formatauswahl heute schon möglich ist, zeigen wir am Beispiel neuer E-Rechnungs-Möglichkeiten in VCS.
Vier typische Bruchstellen sehen wir in Betrieben immer wieder:
Die Konsequenz bei einer Prüfung reicht von Beanstandungen bis zur Verwerfung der Buchführung mit Hinzuschätzungen.
Rechtssicher wird der Rechnungsprozess, wenn drei Dinge zusammenkommen:
An dieser Stelle setzt WERBAS//KSR an.
Unveränderbar gespeichert. Die einmal erzeugte E-Rechnung bleibt exakt so erhalten, wie sie erstellt wurde, und wird bei jedem Zugriff identisch ausgeliefert.
Kundengerechtes Format, automatisch. Für jeden Kunden lässt sich das bevorzugte Rechnungsformat (XRechnung, ZUGFeRD oder PDF) hinterlegen. Die Rechnungserstellung berücksichtigt es ohne manuellen Zwischenschritt. Wie das im Cloud-Umfeld aussieht, beschreiben wir in den neuen E-Rechnungs-Funktionen in NXT.
Im Werkstattprozess verankert. Ob VCS für K&L-Betriebe, NET für Marken- und Nutzfahrzeugwerkstätten, NXT für den Cloud-Einstieg oder Claris für den Autohandel: Die Rechnung ist mit Auftrag, Teilebestellung und Beleg fest verbunden, statt daneben zu laufen.
Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel gibt einen praxisnahen Überblick und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für Ihren konkreten Fall sprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.